十人公司規模小，正因如此更容易靠記憶
星期五收工後搬，星期一便要接客；辦公室只有十名員工、十部電腦、雙螢幕、兩部打印機、一個小型網絡櫃和約六十箱文件及雜物。老闆覺得大家互相認識，「每人執自己位」便能完成。
問題是每人知道自己的桌面，沒有人看見整個系統。誰搬路由器、公司印章、後備硬碟、電話主機和茶水間設備？新址十張桌若與舊址排列不同，「阿明嗰部 Mon」不能成為搬運指示。小公司需要的不是大企業文件量，而是一套輕巧但能交接的方法。
情境說明：上述公司配置只供教學拆解，不對應任何真實機構。
用 A01 至 A10 把人、設備和位置連起來
新平面圖先定十個座位號，不用員工姓名作箱號。每個座位的主機、螢幕一、螢幕二、電話、座椅、抽屜箱和周邊使用相同前綴，例如 A03-PC、A03-M1。員工即使之後換位，搬運仍按目的位置，不會在車邊問誰是阿明。
共用設備另用 C 開頭，文件用部門代碼，茶水間用 P。清單記資產號、原位、新位、負責人和狀態。私人鍵盤或椅墊按公司政策決定由員工自攜或列入，不能無標記混入公司資產。
座位號在四個地方一致出現
平面圖、設備標籤、紙箱和新桌面都用相同代號；現場不再用「窗邊第二張枱」等會隨方向改變的描述。標籤不遮散熱、序號或螢幕畫面，以可移除而不傷表面的方式固定。每位員工星期五離場前核對自己號碼。
先定星期一最少要運作的六件事
例如大門與門卡、網絡及登入、客服電話、共享檔案、打印和會議通話。每項有測試人與通過標準。咖啡機和公司相架不是核心；所有歷史文件也不需要星期一八時半開箱。若新址固定網絡延誤，遠程工作或合規臨時連線在搬前測過。
十人公司人手少，不適合讓每位員工星期日回來各試一部機。選兩名不同職能員工與 IT 測試代表流程，再在星期一設服務台。管理層若要求全員立即回新址，要在星期日下午根據結果確認，而不是早在一個月前把它當作不可改承諾。
四個角色足以管理這次搬遷
搬遷統籌管理時間、公司和決策；IT 負責備份、關機、網絡與測試；行政負責兩址、大廈、文件和員工通知；每部門一名代表核對箱件與復工。人可以兼任，但同一時刻不能既在舊址點貨又在新址開門。
老闆只處理需要預算或業務取捨的決定，不在現場逐張桌改位置。搬運帶隊有一個對接人。所有電話談妥的更改回到主群組用一句文字確認，避免十人都覺得自己可以指示師傅。
搬遷前三週，新址便要通過空房測試
確認電力、插座、網絡入線、冷氣、門禁、消防、貨梯、泊位和家具。按座位圖逐點看電源和網絡，機櫃有散熱與上鎖，打印區不堵通道。觀塘商廈週末出入及冷氣加時需向管理處確認。
先用辦公室搬屋報價比較方法整理兩址規則、路線、設備與交接要求，再逐間核實候選公司是否具備所需能力。搬運公司負責物流，不代表會測試電訊。新址網絡由 IT 或供應商在舊址關閉前實際登入、傳檔和通話。
桌子與螢幕先在平面圖解決
雙螢幕座位需要足夠枱深、電源和線槽，不能每桌只畫一個小方格。人體工學或特別設備與使用者配對，隱私螢幕和客戶資料方向也考慮。走道、門和消防位置由場地及專業要求確認。
搬遷前兩週，完成資產與文件減量
淘汰設備先由 IT 清除資料及按公司流程回收，租用設備聯絡供應商；不要搬到新址才決定。文件按保留政策分類，敏感箱使用不揭示內容代碼及封條。茶水間過期食品和雪櫃存貨逐步清走。
辦公家具需要拆裝、固定或棄置，逐件拍照。可向辦公室搬運公司提供清單，問車型、人手、拆裝、保護、文件交接、超時和改期。透過辦公室搬屋報價比較相同範圍。
搬遷前一週，停止不停改座位
平面圖與清單凍結，之後變更由統籌批准。員工取得紙箱、標籤和截止時間，非必要物先封；每日仍需設備留到星期五。新地址、星期一報到、交通和門卡指示發出，但門禁密碼不放全員群組。
各供應商到場時間放在一張表：搬運、IT、電訊、家具、清潔。兩隊不能同時在唯一貨梯。星期四做放行會，確認新址可用、備份、批核、車牌、天氣和後備。
員工只需完成一張離場卡
卡上有個人物品帶走、文件封箱、設備不自行拔線、抽屜清空、座位號核對和星期一安排。完成後交部門代表。資訊集中比連續十封提醒有效，亦可看出哪個座位仍未準備。
星期五關機：由業務交給 IT，再交給搬運
到業務截點，部門確認檔案保存和使用者離線；IT 完成最後備份、按程序關機、拆線及貼「可搬」。搬運員只收已放行設備。未完成或有異常的主機留在隔離區，由統籌決定後續。
每個 A 號設備和箱件點算，公共設備單獨列。現金、印章、重要文件、系統管理員的認證裝置、復原碼和離線備份媒體由獲授權人員運送。貨車離開前，舊址代表按清單確認，不以「十張枱都空」代替。
星期六先建骨架，再填十個座位
新址先放機櫃、核心網絡和大型家具，然後按 A01 至 A10 派桌椅與設備，最後一般箱。沒有標籤物放異常區，不由師傅選一張空枱。紙箱不堵插座、機櫃和消防通道。
IT 驗收設備外觀後接線，搬運員不啟動主機。文件箱由部門代表接收，封條異常按程序處理。完成一排即抽查號碼和走道，避免十個位全放完才發現平面圖方向相反。
中午檢查的是復工風險，不是已搬百分比
若家具慢但網絡正常，可停止裝飾、集中核心座位；若 IT 進度落後，搬運仍可按不堵機櫃的區域工作。統籌更新最少可運作清單和星期日需要的人，不把所有未完成都列同一優先。
星期日用兩名員工完成端到端測試
一名行政或客服測門卡、電話、共享檔案、打印與會議；另一名業務使用者測登入、主要應用和實際工作流程。再抽查不同區域 Wi-Fi 和全部座位電源。問題有編號、影響、負責人和臨時方案。
下午設定復工決定：全員回來、部分遠程或延遲。通知員工已知限制及求助渠道。一般搬運費用工具可協助預算，但週末技術、冷氣和後備安排需另計。
星期一的第一小時，不安排全體搬箱
入口有人處理門卡和座位，IT 集中處理登入及設備，行政處理箱件和設施。員工報問題附 A 號和現象，不各自搬主機換位。相同故障合併通知，減少十個人同時追問。
客戶服務和正常工作優先，個人裝飾及非必要開箱延後。午前巡查通道、線材和家具穩定，發現安全問題先封鎖。行政把仍未完成而會影響當日工作的項目集中交給指定負責人，不讓同事各自在搬遷群組重複報告。
客戶與供應商通知只說會影響他們的部分
搬前兩至三星期通知重要客戶服務時段、電話或收件可能受影響的窗口和緊急渠道，不需把貨車路線與內部座位圖公開。若公司地址出現在合約、發票、網站或送貨資料，指定一人按清單更新，並保留生效日。不要由十名員工各自發一個版本。
速遞、文具、飲用水、清潔、保安、設備維修和定期收件逐個確認最後舊址服務與首個新址服務。仍會寄到舊址的貨件設截止日和接收人，不能只在電郵簽名改地址便假設供應商系統更新。高價設備或客戶文件使用可追蹤交接。
員工個人通訊則集中在一頁：星期五關機時間、星期一報到地點、座位號、交通、門卡、已知系統限制和求助方法。星期日有變動，只更新置頂版本並標時間。資訊清楚比多次提醒更能減少星期一早上逐人查問。
資料保護要覆蓋搬運途中的空檔
桌面文件、白板內容、訪客紀錄和打印機儲存可能在搬前被忽略。部門代表按公司政策清走或遮蔽敏感內容，碎紙和資料媒體由批准流程處理。普通搬運標籤使用代碼，不在箱外寫客戶姓名、個案內容或帳戶資料。
敏感文件箱點交時記封條、數量、交出人和接收人，途中不在公共大堂無人看守。管理員密碼、加密金鑰、備份媒體和公司印章由獲授權人員親自運送，與普通紙箱分流。若公司有資料外洩應變程序，搬前確認通報人和判斷門檻。
舊設備回收或棄置前，由 IT 依政策清除資料並留下資產處理記錄，不把硬碟拆下便認為整部機已安全。租用打印機、路由器或電話設備按供應商程序歸還。搬屋公司處理實物，不替企業承擔資料刪除判斷。
新址要照顧不同員工的實際使用需要
空房測試除了網絡，也看入口、洗手間、通道、照明、噪音和人體工學安排。需要無障礙通行、特別座椅、螢幕設備或安靜位置的員工，按私隱和公司程序提早處理，不在全員面前臨時討論個人健康資料。
座位 A01 至 A10 的桌椅、顯示器和配件不一定完全相同，資產表可加「特別配對，不可互換」而不寫原因。搬運現場看到標記就按位置放，IT 和行政在驗收時確認。這比員工星期一自己在十張桌之間找合適設備安全。
茶水間、會議區和公共儲物也要有最少可用標準：飲用水、基本清潔、垃圾處理和可安全通行先完成，裝飾延後。辦公室不是十個獨立座位的集合，公共功能失效同樣會令復工混亂。
舊址退出與新址啟用是兩份驗收
新址可工作後，舊址仍需核對資產、租用設備、機房、文件櫃、信箱、門卡、匙件、錶讀及還原責任。由行政按租約和管理處要求巡查，拍攝空置狀態；涉及租務責任或法律問題，按合約及專業渠道處理，不由搬運團隊判斷。
舊網絡和電話何時終止，以新址通過端到端測試為依賴，不為節省幾日月費提前切斷唯一後備。兩邊服務重疊成本列入搬遷預算。供應商回收設備時記序號、日期和收據，避免數月後仍被收租或追討。
舊址最後一人離開前，確認資料沒有留在碎紙箱、打印機、白板或儲物櫃，關閉或交回權限。郵件、速遞和訪客仍到舊址時，有限期處理方案和聯絡，不要求新租戶長期代收。
把故障按業務影響分級，星期一才不會人人最急
第一級是安全、門禁、核心網絡、客戶渠道或資料風險；第二級是影響個別員工但有替代；第三級是便利和外觀。求助表包含座位號、現象、何時開始和截圖，IT 可合併同源問題。沒有座位號的「部機唔得」先補資料，避免工程人員來回找人。
每級有負責人、更新頻率和臨時做法。若打印失效但安全打印點可用，先公布替代；若整區電源不穩，封鎖並找合適承辦者，不讓員工自行拖線。老闆只決定是否啟動遠程或業務降級，不逐張支援票改技術次序。
星期一收市前發一份短更新：已解決、仍影響、臨時措施和下一次消息。星期五再檢討實際停工時間、供應商表現、資產差異和員工反饋，修改公司清單。十人團隊容易口頭補位，更要趁記憶新鮮把有效步驟留下。
統籌把每個外部供應商的到場、完成和驗收人放入同一紀錄。搬運已把機櫃放好，不代表網絡供應商已交付；家具送到，也不代表走道和穩定性合格。每項服務用自己的通過標準，避免老闆看到新址坐滿人就宣布整個搬遷完成。
預算結算分原報價、已批准變更、緊急處理、重疊服務和尚待發票。現場新增人手或等候附確認時間與原因，IT 臨時設備和週末冷氣另列。這樣才能知道成本來自運輸量、場地限制還是業務後備，而不是只得到一個「搬公司總數」。
員工報銷交通、加班或膳食按公司政策處理，事前說明批准方式，不在搬後逐個例外判斷。搬遷需要部分人週末工作，也要安排休息和星期一負荷；疲倦的 IT 人員不應連續數十小時後獨自處理核心系統。
門卡和新址權限在穩定後再做一次名單核對，刪除承辦者臨時通行、舊員工或測試帳戶。供應商取得的平面圖、車牌和聯絡資料按合約及私隱政策管理。方便搬運而開出的臨時權限，不應無限期留在生產環境。
一個月後查看新座位是否仍需要反覆換線、文件是否堆在異常區、舊址服務有沒有繼續扣款。將實際資產位置回寫正式系統，銷毀只為搬遷而印出的過時清單。辦公室真正落地，是日常維護已接手，而非紙箱剛好消失。
十人公司的優勢，是可以快速看見整條鏈
一星期內核對資產、文件、服務帳單、舊址交還和員工問題。短會議找出哪個編號、測試或通知最有用，更新公司搬位清單。小公司不需複製大型企業幾百頁計畫，但不可省略備份、點算和復工驗證。
由行政保留一份最後基準：正式座位圖、資產位置、供應商完工、舊址退出和仍待處理問題。其他臨時試算表標為封存或刪除，日後新員工、維修與審計只參考正式版本，不再從搬遷群組猜哪張圖最新。
用十個座位號代替十個人的記憶，讓設備從舊桌一路追到新桌；再把週末分成關機、搬運、恢復和測試，星期一便不是全員一起開箱找線，而是回到已確認可用的工作位置。