先把三份報價翻譯成同一份工作說明
甲公司寫「辦公室搬遷一項」、乙公司分車費和工人、丙公司把紙箱、拆裝、夜間附加及等候逐項列出，三個總額不能直接排大小。比較者要先建立公司自己的工作說明，再在每一列填候選團隊包含、另計、不適用或待確認。空白不能當免費包含。
工作說明由舊址準備開始，涵蓋送箱、員工打包、文件處理、IT斷線、傢俬拆卸、公共位置保護、裝車、運輸、新址卸貨、落位、重組、接線支援、清走包材和執漏。每項寫誰負責、完成標準及時間，避免兩邊都以為對方處理。
同時把實地資料放入基準：兩端樓層、貨梯時段、卸貨距離、車場限高、門路、物件數、最大和最重物品、目的區、停機窗口及復工要求。候選公司若按不同資料估價，即使項目名稱相同也不是同一工作。
總價是比較的最後一欄，不是第一欄。
先看範圍差異、安全及執行能力，再把可量化缺項加回調整後成本。低價若沒有管理處保護和大型櫃拆裝，公司仍要另找供應商；高價若已包括週末人手和新址落位，未必較貴。比較目標是同一成果需要付多少，不是每張紙底部哪個數最細。
人手要連角色、工時和現場限制一起看
「六名工人」只說人數，未說是否包括帶隊、傢俬技工、司機及只在其中一端工作的人。要求列預計到場與離場、舊址和新址分配、帶隊聯絡、拆裝資格或經驗，以及增加或減少人手的計法。公司自己的 IT 或行政值班不應誤算成搬運人手。
工人多不一定快。若貨梯每轉只能載一車、卸貨位只容一架貨車，瓶頸在大廈；若新址沒有位置碼，再多人也會圍在入口等指示。候選團隊應說明人手如何配合包裝、拆件、裝車、兩端接力和落位，而不是用大數字營造速度。
超時起算點要清楚：由預定完工、工人到場、車輛等待或大廈時段後開始；按每人、每隊、每車還是每小時計。若因公司臨時加物、管理處延誤、交通或承辦商估算偏差，處理可能不同，報價或條款應列出計算與批准程序。
問一個具體問題：第二車遲四十五分鐘會怎樣
答案應涉及新舊址團隊是否等候、貨梯會否超時、車輛和人手費怎樣變、哪些物品改次序、誰可批准。若只回答「放心，我們會處理」，比較者仍不知道風險。情境問題能看出對方是否理解辦公室搬遷的接口，也可揭示報價未寫出的假設。
車輛比較要看車型、車次和等候邏輯
報價中的兩車可以是兩架車同時各走一程，也可以是一架車來回兩次；車廂尺寸、尾板、限高及貨物固定配置亦不同。大廈只准某類車進入時，由搬運公司按資料確認合適車型。公司不能用一般「五噸車」口語稱呼代替實際進場核對。
車次估算建基於物品體積、不可疊設備、拆件後尺寸、包裝和安全固定，不只數紙箱。要求候選團隊列假設，例如文件櫃需清空、桌面可拆、影印機由供應商處理。某一假設不成立，車次和人手便要更新。
等候費與停車、隧道、偏遠或夜間費分開。貨車到新址而貨梯未放行，是等候；司機依法需要停在較遠位置而增加推運，是路線工作；需要臨時多一程則是加車。不同性質混成「雜費」，事後難以核對。
觀塘商廈和工廈的卸貨、斜台及升降機差異明顯，可參考觀塘搬屋公司資料，再要求實際睇場。熟區不代表熟悉每座大廈，車牌登記及限高仍以管理處最新要求為準。
夜間、週末和大廈費用不能藏在同一個附加百分比
搬運公司的夜間人手附加、大廈的冷氣、保安、貨梯操作和按金，是不同付款對象和條件。比較表分開列金額、是否可退、由誰申請及超時規則。某報價看似包括夜間，可能只指工人，不包括大廈延長貨梯。
時段由可入單位、鋪保護、開始搬貨、最後入梯、清場驗收至人員離場逐段寫清。晚上七至十時的三小時，未必全部可用來裝車；候選公司若按三小時純搬運估價，要重新計算。兩端時段相接亦需交通及裝卸緩衝。
週末施工、噪音、公共地方保護及垃圾清運按兩邊管理處文件核對。報價寫「包保護」仍要問覆蓋範圍、物料、誰鋪拆及大廈是否接受。未批的做法不能因已寫在報價便自動成立。
按金不應算入服務商價格高低，卻要列入現金流和責任。誰拍搬前相片、誰與管理處驗收、何時退回及損壞如何處理，會影響行政工作和風險。報價完整度不只看工人做甚麼，也看接口有否說明。
IT搬運分成物理移動、技術斷接與服務恢復
搬運公司包裝和運送電腦，未必負責資料備份、關機、拆線、伺服器停機、網絡設定和搬後登入測試。比較表為每項指定搬運公司、內部 IT、電訊商或設備供應商，並寫交接時間。只在報價寫「包電腦」會讓雙方對完成標準有完全不同理解。
員工電腦、螢幕、電話、打印機、機櫃和核心網絡設備分開數量及處理。前四類可能按座位套裝，機櫃則需要技術搬遷計劃。線材袋、資產標籤、抗震或專用包裝、逐件點收和保管要求是否包含，都影響工時及物料。
服務恢復要列最小測試，例如指定座位可登入、電話能外撥接聽、打印機完成安全測試、核心系統監察正常。搬運團隊將設備放在桌上不等於 IT 已復工。若某報價包含「接線」，要問是插回標記線材還是承擔技術設定與故障。
IT等候費也需要界線。
搬運人員等 IT 放行設備、IT 等桌枱組好、員工等網絡開通，三種等待由不同排序造成。要求時間線顯示前置條件，並約定延誤通知。把接口排好，通常比在報價最後壓低一小時人工更能控制總成本。
傢俬拆裝逐件比較方法與完成標準
辦公桌、屏風、活動櫃、會議桌、升降桌、層架和入牆櫃的拆法不同。清單列品牌或系統、尺寸、數量、是否固定、目的布局和現況相片，由候選團隊說明哪些原位搬、哪些拆件、哪些需要專門技工或原廠。不能用「全公司傢俬」一行估算。
拆裝價要包括標件、配件袋、保護、運送、重組、水平或基本檢查及包材處理到哪一層。入牆固定、電動結構、改尺寸和缺件通常另有專業或工程要求。可查看傢俬拆裝服務，再按實際產品確認。
同一張桌在新址換方向，可能已經不是單純重組
左右角、走線孔、屏風接駁和電力位置會令配置受限。公司提供最終平面圖，搬運公司在報價前指出不可原樣重用或需改件的地方；若圖未定，報價標示暫定數量和最後確認日。現場才改方向，容易增加拆裝、線路和等候。
完成標準是按位置碼穩妥落位、配件完整、可安全使用並留下需專業固定的項目，不只「組返起」。員工個人調校和空間優化可另排，避免搬運夜每位同事圍着師傅微調椅桌。
包裝物料與文件處理要比較數量、回收和責任
紙箱或膠箱列尺寸、數量、送達日、使用期、按金或租金、遺失損壞和回收安排。膠紙、標籤、氣泡保護、螢幕袋、傢俬毯和專用箱由誰提供亦要清楚。候選公司報「包紙箱」但只含五十個，與另一間含送箱及回收並不相同。
員工自行打包、搬運公司代包和受控文件由內部人員封箱，是三種不同責任。代包要說明範圍、標籤和開箱；敏感文件則按公司政策交接，不能因報價含包裝便讓外部人員整理內容。配件和箱目錄由誰製作也影響新址尋件。
回收不只是搬後來取空箱。包材何時可拆、是否按樓宇垃圾規則、搬運毯和租用箱誰點數、未完全拆箱是否多一次收取，均在比較表列出。新址首日仍需保持通道，不能讓空箱等一星期才處理。
按實際部門箱數設一個增減單價，臨近搬運才發現多二十箱時有一致計法。完全無上限的「免費紙箱」未必可信，過細上限則令總價失真；透明數量和調整機制對雙方都較公平。
把排除項、假設與變更費放在表格正中央
報價頁底的細字常決定最終帳單。逐項抄出不包括樓梯、長距離推運、等候、夜間、停車、拆裝、重物、清場、垃圾、額外保護和二次到場等排除。再核對今次是否真的涉及，而不是見「一般不包括」便跳過。
假設包括箱數、車次、貨梯可連續使用、所有文件櫃清空、所有設備已斷線、目的地可直接進場和員工不臨時加物。每項有確認人與日期，任何變化即更新報價或書面加項。沒有假設清單，爭議只能靠雙方回憶睇場講過甚麼。
變更流程要能在夜間使用：誰提出、搬運帶隊如何報價或估算、公司誰批准、如何記錄和何時反映帳單。小額也可用預先批准單價，但仍要記數量。員工不能直接叫師傅順便把家中物品或未列設備加上車。
取消、改期、惡劣天氣、大廈不批和不可抗情況按合約及實際政策了解。不同報價對訂金、保留人手和改期通知可能差很遠，尤其夜間大型辦公室搬家。風險條款也是價格的一部分。
睇場後用五個維度評分，而不是只靠印象
第一是範圍吻合，第二是現場方案與限制理解，第三是文件、保險和安全管理，第四是溝通與變更機制，第五才是調整後總成本。公司可按自身風險設定權重，例如必須星期一復工的辦公室，把時間線與 IT 接口權重提高。
每個分數附證據：報價哪一行、哪封澄清、睇場提出甚麼方案，而不是寫「感覺專業」。同一評審小組對所有候選用相同尺度，利益衝突按公司採購政策處理。價格最低可以得分，但不能自動蓋過重大缺項。
可從搬屋公司列表建立候選，再以相同清單安排睇場。網上評價可作參考，不能代替今次人員、車輛、路線與書面服務確認。真正執行的是指定團隊和方案，不是品牌名稱本身。
對分數接近的兩間，要求就三個高風險情境回答：貨梯延誤、物量增加、核心設備未放行。看對方如何通知、控制成本和保護物品，往往比再減一個折扣更能分辨合作方式。
定案前做一次範圍逐行確認與總成本回算
把公司工作說明、平面圖、物品表、管理處指引、時間線、候選最終報價和澄清回覆合成正式版本，逐行標明責任。任何口頭承諾回到書面，舊版本作廢。項目負責人、IT、設施和使用部門只確認自己範圍，避免一人代所有專業背書。
調整後總成本包括搬運報價、已知另聘技術與拆裝、大廈費、可能等候、內部加班、臨時倉和復工影響；按金另列可回收現金流。可用搬屋費用計算工具整理一般項目，特殊設備與條款仍逐項核實。
透過辦公室搬屋報價提交資料時，讓各候選按相同截止回覆，後續新增亦同步通知。公司不需為了形式取得很多份無法比較的價，兩至三份資料充分、睇場完整和責任清晰的方案，通常比十個電話總價更有決策價值。
中標後把報價交到實際帶隊手上
定案後仍要做一次供應商啟動會議，讓實際帶隊、公司行政、IT和設施逐項覆述時間、責任與停止條件。銷售人員理解的方案若沒有交到現場帶隊，最完整報價也只停留在文件。會議紀錄只寫決定與待答，不再開一個平行版本。
搬運前一週核對最終員工數、箱量、平面圖和管理處批核，設定哪種變動仍在原價、哪種要重新報。辦公室項目常在最後階段減少舊櫃或增加新設備，及早更新可以調整車次和裝載，不需現場用超時費消化。
公司亦可要求一份人員和車輛到場前的確認摘要，毋須包含不必要個人資料，但要列帶隊、車牌、時段和兩端聯絡。管理處、保安與搬遷小組核對同一資料，避免報價公司名稱正確，實際車輛卻未登記。
搬後用帳單與執行差異更新採購基準
搬後評估分報價準確、現場執行、變更溝通、物品狀況和復工五項，不只問是否準時。某公司準時但需要行政整晚追標籤，與能主動按圖落位的表現不同；把具體事實保存，下一次採購才有內部經驗。
最終帳單差異逐項對照批准人、數量、時間和條款，沒有紀錄的爭議先向帶隊與項目負責人查明。合理加項按約支付，錯漏按既定程序跟進。透明比較的終點，是雙方都能解釋最後數字如何從實際工作產生。
若未中選公司曾提供具體設計或估量資料，公司仍按採購及保密安排妥善處理，不把對方方案原封交給另一間照做，也不長期保留無需要的現場相片。報價比較要公平和可追溯，才有機會在下次仍獲得認真回覆。
把最終基準、實際數量與差異存為下一次估算參考，但不要直接複製價錢。大廈、時段、工資、物量和技術要求都會改變，歷史數據用來問更好的問題，而不是要求新項目必須等於舊單價。
辦公室搬屋報價真正要比較的，是一群人在指定大廈和時段，如何把傢俬、IT、文件與營運需要安全交到新址。當人手、車、拆裝、技術、時段和例外各自有位置，總價才是一個可以相信的結果；否則最平的一行數字，只是把未回答的問題留到搬運當晚。
