報價前先回答：這是哪一部直身鋼琴
向搬琴公司說「一部普通直身琴」看似已經很清楚，實際上不同高度、年代和設計的直身鋼琴，重量、把手位置、腳座和外形都可能不同。有些琴附有較闊的琴腳或底座，有些背面設計突出，也有舊琴曾經改裝防潮裝置。公司若只收到一句描述，很難決定所需人手、保護物料和路線。
先拍下品牌、型號或序號位置，量度琴身最高、最闊和最深處，不要漏計琴蓋、鍵盤蓋、腳座及任何外加裝置。若知道原廠重量可提供資料，但不能自行以網上相近型號代替。找不到型號時，四面相片和清楚尺寸更重要，讓專業人員按實物評估，而不是住戶猜一個公斤數。
相片應包括琴的全貌和與牆身的關係
正面、兩側、背面可見位置、琴底腳輪、琴腳、踏板和頂部各拍一張，再退後拍琴所在房間。照片需要看得到鋼琴前方有多少操作空間、旁邊有沒有櫃或窗台、地板是木、磚還是地氈。若琴貼牆太近而無法拍背面，不要自行把它拉出來，可在查詢時說明，由搬琴人員決定現場怎樣檢查。
由琴位走到貨車，完整拍一次不中斷的路線
最有用的路線資料，不是十張看不出先後的門口相片，而是一段由琴旁開始、走到貨車可能停泊位置的影片。慢慢經過房門、走廊、單位閘、升降機或樓梯、大堂和上落貨區，鏡頭同時拍到地面、兩側和上方。遇到轉角便停一停，展示前後可用空間，不要只對着門牌或牆面。
新居要從卸貨點倒行至預計琴位再拍一次。兩邊任何一道門都可能成為限制，包括平時長期打開而被忽略的廚房門、樓層防火門、屋苑後門和停車場閘口。若搬運日會使用另一個入口，必須以實際入口為準。可先查看鋼琴搬運服務，再把同一組最新影片交給候選公司。
影片要說出當日看不到的限制
管理處只准某時段開門、走廊平日會停單車、後巷早上有送貨車、地板剛翻新、門禁需要保安開啟，這些未必能由畫面看出。拍攝時可口述，並在文字訊息重列。搬琴公司需要的不是漂亮短片，而是一條能推演工作流程的現場紀錄；資訊愈接近搬運當日，判斷才愈可靠。
量度門和升降機時要記下淨空，而不是門框外沿
用硬尺量門完全打開後的最窄淨闊及淨高，留意門柄、閉門器、鐵閘和凸出的門鉸。升降機要量門闊、門高、內籠闊深高，並記錄入口與轎廂是否有高低差。走廊轉角則量兩段淨闊和平台空間。數字拍照留底，訊息中寫明單位，避免把厘米和吋混淆。
鋼琴能否通過不能只比較琴闊和門闊。搬運時可能需要轉向、傾斜到專業判斷允許的角度，亦需要保護物和師傅手位。即使量度顯示似乎足夠，仍由搬琴公司根據琴型和完整路線確認。切勿為了多出幾厘米自行拆消防門、升降機配件或公共扶手。
升降機載重資料也要向管理處核實
轎廂空間夠，不代表管理處容許鋼琴與多人同時進入。查明核定載重、貨梯使用規則、保護板厚度和每次可進人數，再交給搬琴團隊安排。管理處若要求保險文件、工人登記或按金，應提早辦理。相關尺寸與規則最好以書面或相片保存，避免當日保安與住戶理解不同。
樓梯資料要逐段拍，尤其平台與第一個轉角
舊樓或複式單位的樓梯不能用「一層」概括。記錄每段級數、最窄梯闊、扶手間距、平台長闊、轉角方向、天花最低點和樓梯前後的門。螺旋梯、梯級形狀不一、地面磨滑或有固定欄杆，都要近鏡補拍。由樓梯底向上及由上向下各拍一次，較容易看清轉向空間。
不要自行把鋼琴推到樓梯口作試位，也不要因為原本搬得上去便假設一定能原路落去。入住後可能加了鞋櫃、閘門、吊燈或扶手，琴的位置亦可能是裝修前搬入。讓公司按影片判斷是否必須上門勘察、需要多少人和甚麼設備，樓梯搬運不能靠住戶臨時幫手補足。
樓梯外還有一段斜路，也要連在同一評估內
唐樓門口石級、平台斜台、村屋戶外梯和停車點之間的斜路，會影響整段搬運強度。雨天、地面油污和人流亦會改變風險。報價時應把所有高低差相加交代，不能只說室內沒有樓梯。若想深入了解，可參考鋼琴上落樓梯評估，再按自己的路線提供資料。
搬前檢查琴況，分清原有痕跡與運送後變化
在自然光或均勻室內光下拍攝琴面、側板、鍵盤蓋、琴腳、踏板和背部，特別記錄原有刮痕、貼皮翹起、裂紋、鬆動飾件和鏽蝕腳輪。逐鍵簡單確認是否有明顯不能回彈或異常，但不要為了檢查自行打開機件。若琴久未使用、曾受潮或結構有問題，一早告知公司，讓對方決定能否及如何搬。
琴頂的相架、節拍器、琴譜、布套、防潮器控制件和盆栽全部清走。琴櫈不是鋼琴的一部分，要獨立列入清單；有儲物格便先清空。鍵盤蓋、頂蓋和可活動部件如何固定，由搬琴人員使用不傷琴面的方式處理，住戶不應用強力膠紙直接封在漆面。
正在運作的防潮裝置先問安裝者
部分鋼琴內裝有防潮或濕度控制設備，可能涉及電線和固定位置。搬前找到相關資料，拍下接線，由原供應商、調音師或搬琴公司確認斷電和運送方式。不要直接拉出不明電線，也不要把控制器與普通拖板混裝。到新居後的重新使用同樣要依裝置指引。
新居琴位要先看環境和使用，不只看哪幅牆有空
預計位置應讓琴身穩定、演奏者坐得舒適、琴蓋可正常開合，並避開明顯水氣、漏水風險、冷氣直接吹送和長時間強烈日照。不要遮住電箱、主要通道或需要檢修的設備。牆面有足夠闊度仍要看地面承托、地腳線、窗簾和插座，琴櫈拉出後也要留有走動位置。
在地上以不損表面的方式標出琴身和琴櫈輪廓，坐下模擬彈琴，再開門、拉窗簾和走過通道。若單位仍在裝修，等粉塵和濕作完成、地面保護及搬運路線確定才安排鋼琴入場。鋼琴搬到後不宜反覆由家人推來推去找位，腳輪主要不是用作跨房間長距離滾動。
地板保護與琴位承托要一起討論
木地板、石材、地磚和地氈的表面及受力情況不同。向搬琴公司及地板或物業相關人士說明材質，確認搬運路線用甚麼防護、琴腳或腳輪下是否需要合適承托墊。不能隨意用會滑動的紙皮或厚軟墊令琴身不穩。若對樓板承重有疑問，應向合資格專業人士查詢。
報價要逐項核對人手、路線、包裝和例外
一份可比較的搬琴報價應建基於確實琴型、兩邊地址、升降機或樓梯資料、停車與推運距離、預計日期和新居琴位。請公司列明人手、車輛、基本保護、樓梯或長距離搬運、等候、屋苑登記、改期及特殊處理是否包括。總價相近時，資料問得仔細、風險說得清楚的一方，往往比只回覆一個數字更值得進一步了解。
可從搬屋公司列表尋找相關團隊，把同一套相片、影片和尺寸提供給每間公司。若某公司要求上門評估，不代表程序多餘，可能是影片無法確定轉角或樓梯。反過來，住戶也應問清上門評估後報價如何確認，有否尚待管理處或吊運條件落實的項目。
最低價不是同一服務範圍下才沒有比較意義
甲公司按有貨梯估算，乙公司已包含六級石級和五十米推運，兩個價錢不能直接比較。建立簡單表格，把每項包括、不包括和有待確認並排。一般搬屋費用計算工具可協助整理家居部分，但鋼琴搬運仍須按琴型及路線取得個別評估。
屋苑和街道安排要在落實日期前完成
向新舊兩邊管理處說明運送鋼琴，不要只申請一般搬屋。確認貨梯時段、公共位置保護、搬運公司文件、車牌、按金和噪音規定；若需要使用平台或特別入口，取得書面批核。港島或九龍舊區上落貨位置可能受時段、人流和道路限制，公司需要知道貨車可停多近。
如果其中一端在九龍城，可先查看九龍城搬屋服務，再向候選團隊說明樓宇類型。管理處口頭答應後，搬前兩日再核對一次，尤其是升降機維修、工程圍板或臨時道路安排。入口發生改動便立即補拍，不要等鋼琴到樓下才改路線。
同日家居搬屋要把鋼琴時段獨立標示
若鋼琴與全屋物品同日搬，先問公司會由同一團隊還是專門人員處理，鋼琴何時包裝及入車。不要讓紙箱堆滿琴前操作位置，也不要安排清潔或傢俬送貨同時佔用貨梯。琴的路線和落位需要連續工作空間，家居箱則可按房間分批，兩者節奏不宜混在一起。
搬琴當日住戶負責清場和溝通，不參與承重
開工前向帶隊人展示琴況照片和路線，確認琴櫈、琴套及其他配件是否在清單。移走兒童安全欄、鞋、電線和地氈邊等活動障礙，保持門禁有人開啟。小朋友、長者和寵物離開搬運區。搬琴人員開始固定及移動後，住戶不應在另一邊拉推或以身擋門，除非帶隊人明確指示一項安全協助。
一名家人作唯一聯絡人，遇到路線、落位或臨時等候由他回覆。其他家人有意見先告知聯絡人，不在樓梯和琴旁同時發號施令。拍照可以記錄交收，但不要靠近工人腳下或阻礙轉角。任何現場方法都由專業團隊按實況決定，文章和住戶預想不能代替帶隊人的安全判斷。
琴到新居先核對位置，再拆除外層保護
搬入預定房間後，確認琴背、琴側、琴櫈和通道位置，再由團隊完成落位。外層保護拆除時查看琴面、腳位和踏板，與搬前照片核對。有異常先保持現況、拍下全貌與近鏡，按公司程序處理。不要因為位置差幾厘米便在工人離開後自行拉動琴。
搬後恢復要包括環境觀察和演奏檢查
鋼琴抵達不等於立即恢復到原來狀態。先讓它在合適位置適應新環境，保持室內條件穩定，防潮或濕度設備按專業建議恢復。何時調音沒有一個適用所有鋼琴的固定日數，要視琴況、氣候變化和調音師建議。可閱讀搬琴後調音安排了解要觀察的項目。
住戶可做基本外觀和使用核對：琴鍵是否完整回彈、踏板有沒有明顯異常、琴身是否穩定、原有物件是否齊全；不要自行打開機件或調整內部。把發現時間和情況記下，分別向搬琴公司或合資格鋼琴技師查詢。運輸外觀問題、調音需要和原有機件狀況是不同事情，應讓適合的人判斷。
準備妥當後，可透過搬琴報價查詢提交琴型、尺寸、兩邊路線和日期。整個流程最重要的並非住戶學會怎樣抬琴，而是把專業團隊看不到的住宅資料完整交出，並為他們保留可安全工作的環境。直身鋼琴雖然外形規整，真正搬運仍是重量、重心、路線和機件保護共同決定。
腳輪、琴腳和底座狀態會改變承托安排
直身琴底部可能有小型腳輪、前腳、整體底座或裝飾腳，年代久的金屬輪會生鏽、卡死，木腳接合也可能鬆動。拍攝時用低角度在安全位置記錄，不把琴推起測試。腳輪能轉不代表適合在家中地板長距離滾動；它的接觸面很小，既可能在木地板留痕，也可能遇到地磚縫突然停下，令琴身受力。
若琴底有後加托盤、輪座、防震墊或地板承托盤，要拍尺寸和安裝關係，告知是否希望帶到新居繼續使用。專業團隊會判斷哪些可隨琴移動、哪些應先拆，以及如何在新地板重新承托。不要在搬琴前自行用千斤頂、木塊或幾個人抬高琴身取輪墊，這些工作涉及琴重和穩定。
新居承托墊要在琴落位時完成
住戶可預先向鋼琴技師、地板供應方和搬琴公司確認合適承托產品及尺寸，並在搬運日備妥。琴完全落地後才想塞墊，便要再次移動重物。承托要四點或相應位置平穩，不以厚薄不同的臨時物料修正地面，也不能遮住日後檢查位置。
直身琴與全屋同日搬，要保住一條專用時間線
若公司同時承接家居搬屋，先問鋼琴由專隊還是一般團隊處理，哪個時段包琴、何時使用貨梯、琴先上車還是後上車，以及新居何時落位。裝車次序由專業人員按固定和卸貨需要安排，住戶只確保琴房和路線沒有紙箱。普通傢俬若先堵住新居琴位，直身琴到達便只可停在走廊，日後還要再搬。
可以把鋼琴時段寫在全屋日程：開始前十五分鐘停止其他人進入琴房，搬琴進行時普通手推車讓開，琴離開後才清理該房最後物品；新居亦先完成琴位附近清場。兩支團隊若由不同公司負責，指定一位住戶協調，不讓任何一方以為另一方已鋪地板或申請貨梯。
最後清場不要把琴相關小物混入家居雜箱
琴鎖匙、琴櫈、琴套、防潮控制器、原有輪墊、調音紀錄和特別配件各有代號，交由指定人點收。琴譜可以按書籍搬，但當天或搬後幾日要使用的教材放進隨身袋。這樣琴到埗後，演奏空間和相關配件能一起恢復，不需要在全屋紙箱中尋找。